ILCT endorsed as Thailand’s recommended IP firm by China IP Magazine
ILCT has been endorsed as Thailand’s recommended IP firm by China IP Magazine featuring an article on “Overview of Thailand’s IP System”.
Court of First Instance Proceeding Postponement
As an effort to slow down the spread of Covid-19, Thailand Office of Judicial Administration Commission (“JAC”) has implemented new rules and regulations for Thailand’s Court of First Instance proceedings. These changes are designed to reduce necessary gathering in compliance with social-distancing rules, as well as, Emergency Decree on Public Administration in Emergency Situation B.E. 2548 (2005) (“EPAES”) and Communicable Diseases Act B.E. 2558 (2015) (“CDA”). The changes to court proceedings are as below.
1). Special Proceeding Cases
Period: March 24 – May 31, 2020
All related proceedings, discoveries, hearings or trials scheduled during the stated period will be postponed and appointed a new date. With this being said, exemption cases are the following:
- Criminal cases, that the defendant is incarcerated during the proceeding, such as: witness examination in a guilty plea and evidence examination;
- Civil cases, such as: appointment of guardianship, appointment of an estate manager or declaration of a missing person;
- Other cases, where:
- The plaintiff and court agreed that it is appropriate and safe to proceed;
- A postponement may adversely affect either parties, and that the consents from both parties are required in order to proceed.
Despite the above exemptions, the court may decide to postpone if the number of participants exceed an appropriate limit.
2). Ordinary and Special Cases
Period: March 24 – May 31, 2020
All related proceedings, discoveries, hearings or trials scheduled during the stated period will be postponed and appointed a new date. With exemption cases as the following:
- Criminal cases where the defendant is incarcerated during the proceeding;
- Other cases where:
- The litigant wishes to proceed with the discovery;
- The court deemed appropriate and safe to proceed;
- That a postponement may adversely affect either parties.
Regardless, the court may decide to postpone if the number of participants exceed an appropriate limit.
3). Filing of Complaint, Deference of Criminal case, Requesting Court Order, Imprisonment and Bail
Requests for any actions above and other related actions will continue as usual. However, there is likely to be a change in operation hours due to the social distancing guideline.
Overall, in consideration of the on-going effort to reduce the spread of COVID-19, relates parties should consider whether the court proceeding is avoidable. If this is the case, it would be best to postpone the proceeding to a later date. If you have further question or need any assistance, please contact us at law@ilct.co.th.
Annual General Meeting (AGM) during COVID-19 Pandemic
In the usual circumstances, Thailand’s Annual General Meeting (“AGM”) is required to be held within 4 months from the end of the company’s fiscal year as per the , Thailand Civil and Commercial Code (“CCC”).
In light of the ongoing COVID-19 outbreak the recent announcements issued under the Emergency Decree on Public Administration in Emergency Situation B.E. 2548 (2005) (“EPAES”) and Communicable Diseases Act B.E. 2558 (2015) (“CDA”) have caused postponement to the routinely held AGM so that the latest COVID-19 preventative protocols are to be complied with by everyone
This article will provide FAQs regarding AGM arrangement for both Public Company Limited and Private Company Limited.
Should AGM be postponed?
Short answer is “YES”. Due to the enactment of the EPAES, many public venues are ordered to be closed, as well as, restrictions on large public gathering. These two regulations alone justify the postponement of a large public gathering such as the AGM. The EPAES is effective national wide, meaning that it applied to all AGM scheduled to be held in other provinces (beside Bangkok metropolitan). Thailand Department of Business Development (“DBD”) and Thailand Ministry of Commerce(“MOC”) have confirmed that the AGM can be postponed to a later date (after COVID-19 outbreak subsided) by submitting a letter to the DBD’s registrar after the AGM has been held.
Under this new regulation, companies are required to notify the shareholders of the AGM postponement either via typical announcement, online announcement or SETLink. Moreover, holding the AGM via electronic conference should be avoided as there are certain conflicting regulations (i.e. 1/3 of the quorum is required to be in the same place) that may violate the EPAES or CDA. Overall, AGM postponement is recommended.
AGM Important Requirements
With this being said, the AGM will still have to comply with the rules and regulations set forth by the TCCC, which are:
- Consider and approve the previous minutes of shareholders’ meeting;
- Consider the company’s operating results of the previous year;
- Consider and approve the audited annual financial statements;
- Consider and approve the distribution of dividends
- Consider and approve the appointment of directors whose term expires by rotation;
- Consider and approve the remuneration of directors;
- Consider and approve the appointment of external auditor and auditing fee;
- In case there are other significant agendas, the company must ensure the information provided to shareholders is sufficient and complete.
Special Requirements (if any):
- Annual dividend may be changed into interim dividend payment with the approval and announcement from the Board of Directors. The dividend must be distributed within 1 month from the approval date;
- Election/rotation of the Board of Directors may be postponed until the COVID-19 outbreak has ended and the AGM has been held, the current Board of Directors may retain the position until then;
- Companies may appoint a new or retain the current external auditors approved by the Securities and Exchange Commission (“SEC”) until the COVID-19 outbreak has ended and the AGM has been held. New appointment of an external auditor should be proposed for approval at the AGM.
Document Submission Deadlines
List of Shareholders:
- For Private Company Limited – 14 days from the new AGM date
- For Public Company Limited – 1 month from the new AGM date
Annual Financial Statements:
- 1 month from the new AGM date
Submission Route:
Due to the current COVID-19 protocol, all related documents should be submitted via DBD e-Filing portal (http://efiling.dbd.go.th/). Nonetheless, companies should also keep paper copies for backup purposes.
For further assistance on AGM related rules and regulations during COVID-19 outbreak, please contact us at law@ilct.co.th.
Protocol for Listed Company during COVID-19
Due to the on-going COVID-19 crisis which has affected the upcoming annual general meeting (AGM). The Thai Securities and Exchange Commission (“SEC”) had announced a few changes to the related regulations for the listed companies as set out below.
Regulation Changes:
- Temporary appointment of an external auditor – A listed company may appoint a temporary external auditor without holding an AGM. In this instance, the Board of Directors can select an external auditor approved by the SEC or allow the previous external auditor to audit the financial statements for the 1st quarter of 2020. Once the AGM can be held, the usual appointment of the external auditor shall then be officially proposed for the shareholders’ approval.
- Submission of reports concerning the financial condition and the business operation – Taken effect from March 31, 2020, the SEC has allowed an extension of the deadline for the submission of (1) quarterly financial statements (2) annual financial statements and (3) annual registration statement with an ending period from January 1, 2020 – May 31, 2020. To be eligible for an extension, the company must:
- Submit a request for an extension to the SEC Office before the due date of such period along with explanations (COVID-19 impacts) and proposed the new submission date of the reports.
- The company must make an extension announcement via SETLink or other medium that the shareholders can access.
- Financial statements extension period – If granted an extension, the new timeframes are as follows:
- Submission of quarterly financial statements must not exceed the end period of the next quarterly statements;
- Submission of annual financial statements and annual registration statements must not exceed 4 months from the end of the fiscal year.
- Dividend payment – In the absence of an AGM, the Board of Directors may approve the dividend in the form of an interim dividend payment instead. For dividend payment in the form of an asset or share, the company must still undergo a normal AGM process and obtain shareholders’ approval, thus payment of dividend in this form is not advisable until an AGM can be held.
- Shareholders announcement – The company is required to keep shareholders updated on any change to the regulations and rules during COVID-19 outbreak (i.e. AGM postponement). Related announcements should be posted on SETLink.
For further assistance on Thai company registration process during COVID-19 outbreak, please contact us at law@ilct.co.th.
For further assistance on Thai company registration process during COVID-19 outbreak, please contact us at law@ilct.co.th.
Thailand Applies VAT on Foreign e-Service and e-Platform (Short Version)
Starting on September 1, 2021, Thailand will be imposing new VAT requirements on foreign e-Service providers and e-Platform operators rendering e-Services to non-VAT clients in Thailand (the “e-Service Amendment”). The details are explained below.
1). Definition of e-Service and e-Platform
The Thai Revenue Code has been amended to include the following definitions:
- e-Service is any services or intangible assets that can be transferred via the internet or other electronic networks. In another word, these are such as: downloadable software, gaming application, online advertisement service or online media streaming service (e.g. Genshin Impact, Netflix, Spotify, Facebook Ads or Google Ads).
- e-Platform is a marketplace, channel or any other means that enable multiple service providers to provide e-Services to clients (e.g. Amazon, Shopee, Google Play or PSN).
2). New VAT Requirements
Under the e-Service Amendment, a foreign e-Service provider or e-Platform operator (excluding those registered in Thailand) with an annual revenue over THB 1,800,000 deriving from e-Service rendered to non-VAT clients in Thailand shall now apply for VAT registration and be liable for VAT payment.
Previously, foreign e-Service providers and e-Platform operators were not responsible for the VAT payment in Thailand. With the new changes, foreign e-Service providers and e-Platform operators will now be responsible for the VAT payment (calculated from output tax only and not allowed to issue tax invoice).
3). To Sum Up
In conclusion, this e-Service Amendment will subject foreign e-Service providers and e-Platform operators to value added tax (VAT) from e-Services provided to non-VAT clients in Thailand.
If your business is considered as an e-Service or e-Platform, you will now be responsible for the VAT payment. In the first instance, e-Service provider bares the VAT burden for all e-Services rendered to non-VAT clients in Thailand made via its own online channel/website. With this being said, if the same e-Service provider offers the services via an e-Platform, the VAT burden will be shifted to that e-Platform operator instead.
This e-Service Amendment is rather new and requires an in-depth understanding of both the tax code and related technology to determine local VAT liabilities. To read an in-depth version of the same article, please click here.
If you have any question or require further assistance on this matter, you are welcome to contact: law@ilct.co.th.
By:
Chart Chotiphol
Counsel/Business Development
การจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
สืบเนื่องจากข้อจำกัดบางประการของหลักเกณฑ์การปฏิบัติในการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ตามประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ ฉบับที่ 74/2557 เรื่อง การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ลงวันที่ 27 มิถุนายน 2557 ไม่ว่าจะเป็น
(1) ข้อกำหนดในเรื่อง 1 ใน 3 ขององค์ประชุมต้องอยู่ในสถานที่เดียวกัน ซึ่งไม่สอดคล้องกับมาตรการการเว้นระยะห่างทางสังคม (Social Distancing) ที่ทางภาครัฐได้กำหนดไว้เพื่อควบคุม และลดการแพร่ระบาดของโรคตามคำแนะนำขององค์การอนามัยโลก และ
(2) ข้อกำหนดที่ให้ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดต้องอยู่ในราชอาณาจักรในระหว่างการประชุม ซึ่งไม่สอดคล้องกับสภาพการทำงานทั้งในภาครัฐและเอกชนในสถานการณ์การระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 จะเห็นได้จากบริษัทต่าง ๆ เป็นจำนวนมาก ที่ต้องเลื่อนการประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้นออกไปโดยไม่มีกำหนด
ล่าสุด เมื่อวันที่ 18 เมษายน 2563 พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 จึงได้ถูกประกาศขึ้น โดยให้มีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 19 เมษายน 2563 เป็นต้นไป ด้วยการยกเลิกประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ ฉบับที่ 74/2557 เรื่อง การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ฉบับข้างต้น ซึ่งรวมถึงการยกเลิกข้อกำหนดตาม (1) และ (2) ที่กล่าวข้างต้นด้วย อันเป็นผลให้นิติบุคคลสามารถจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ โดย 1 ใน 3 ขององค์ประชุมไม่จำเป็นต้องอยู่ในสถานที่เดียวกัน และผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดไม่จำเป็นต้องอยู่ในราชอาณาจักรระหว่างการประชุมอีกต่อไป
บริษัทใดที่มีความประสงค์จะจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ตามพระราชกำหนดนี้ ในฐานะที่ตนเป็นผู้มีหน้าที่จัดการประชุม จะต้องดำเนินการต่าง ๆ ตามที่ระบุไว้ในข้อ 9 (1) ถึง (5) ของพระราชกำหนด ซึ่งมีประเด็นสำคัญที่สมควรพิจารณาคือ ข้อกำหนดในเรื่องการจัดเก็บข้อมูลตามข้อ 9 (4) และ ข้อ 9 (5) ตามพระราชกำหนด ที่กำหนดให้บริษัทต้องบันทึกเสียง หรือทั้งเสียงและภาพของผู้ร่วมประชุมทุกคนตลอดระยะเวลาที่มีการประชุมในรูปข้อมูลเล็กทรอนิกส์ เว้นแต่เป็นการประชุมลับ และต้องจัดเก็บข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ร่วมประชุมทุกคนไว้เป็นหลักฐาน และให้ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของรายงานการประชุมด้วย และยิ่งไปกว่านั้นการดำเนินการดังกล่าวจะต้องเป็นไปตามมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมได้ประกาศและกำหนด (มาตรฐานฯ ที่ออกตามพระราชกำหนดฉบับนี้ โดยประกาศในราชกิจจานุเบกษา) ตามที่ระบุไว้ในข้อ 7 และข้อ 12 ของพระราชกำหนด
เมื่อพิจารณาจากคู่มือการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมได้จัดทำและเผยแพร่ขึ้นในเว็บไซต์ (ณ วันที่จัดทำ Newsletter ฉบับนี้) ได้มีการกำหนดรายละเอียดของมาตรฐานรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์นั้น ซึ่งพอสรุปคร่าว ๆ ได้ในเรื่องต่อไปนี้
- มีเทคโนโลยีหรือมาตรการป้องกันมิให้มีการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขบันทึกเสียงหรือทั้งเสียงและภาพของผู้ร่วมประชุม
- มีวิธีการที่เชื่อถือได้ในการระบุตัวตนผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบควบคุมการประชุม เพื่อให้สามารถยืนยันได้ว่า ข้อมูลที่ได้บันทึกไว้ได้ดำเนินการโดยผู้มีสิทธิในการเข้าถึงเท่านั้น โดยอย่างน้อยต้องครอบคลุมเรื่อง ดังต่อไปนี้
- การระบุตัวตน (Identification)
- การยืนยันตัวตน (Authentication)
- การอนุญาตเฉพาะผู้มีสิทธิเข้าถึง (Authorization)
- ความรับผิดชอบต่อผลของการกระทำ (Accountability)
ณ ขณะนี้ (ในระหว่างที่รอ “มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์” ที่จะออกตามพระราชกำหนดนี้โดยกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม และโดยประกาศในราชกิจจานุเบกษา) บริษัทที่ประสงค์จะประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ สามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับมาตรฐานการรักษาความมั่งคงปลอดภัยดังกล่าวได้จากคู่มือการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมได้จัดทำและเผยแพร่ขึ้นในเว็บไซต์ ณ ปัจจุบัน ไปก่อน http://dmsic.moph.go.th/index/detail/8076
Thailand: Additional Relief Provisions for Insurance Policies during COVID-19 Pandemic
To alleviate financial burdens for individual insurance policy holders (“Policyholder”) during COVID-19 pandemic, Thailand Office of Insurance Commission (“OIC”) had issued several Registrar Orders to insurance companies (“Company”) for the purpose of providing additional reliefs during this difficult time. The Registrar Orders covered various types of insurances and provide reliefs such as: extensions, exemption and expansion to the usual policy. The summary of Registrar Orders is stipulated below.
1). Life Insurance
Payment Grace Period Extension
- 1st Extension: For life insurance policy with a grace period to pay the insurance premium falling between 27th February – 30th April 2020 shall be granted a 60-days extension from the end date.
- 2nd Extension: For life insurance policy with a grace period to pay the insurance premium falling between 1st May – 30th June 2020 shall be granted a 60-days extension from the end date.
Policy Coverage Restoration Waiver
- 1st Waiver: For life insurance policy that ended between 27th February – 30th April 2020, the Policyholder may request for a restoration within 6 months from the end date and any interest fee shall be waived.
- 2nd Waiver: For life insurance policy that ended between 1st May – 30th June 2020, the Policyholder may request for a restoration within 6 months from the end date and any interest fee shall be waived.
Use of Insurance Surrender Value
- 1st Reduction: In the event that the insurance surrender value is automatically used to pay the insurance premium or a loan according to the insurance policy between 27th February – 30th April 2020, the Company may waive or reduce the interest rate for 6 months.
- 2nd Reduction: In the event that the insurance surrender value is automatically used to pay the insurance premium or a loan according to the insurance policy between 1st May – 30th June 2020, the Company may waive or reduce the interest rate for 6 months.
Payment by Installations
- If the Policyholder had changed the premium payment period or had paid the premium installments for less than 1 year (without changing the installation payments), the Company may waive the interest rate for each installation for 6 months.
Policy Coverage Expansion
- 1st Expansion: Any health insurance policy with an additional health coverage that was contracted between 27th February – 30th April 2020, the Company may not charge more than 10% of original premium rate (rate as approved by the Registrar).
- 2nd Expansion: For health insurance policy with an additional health coverage that was contracted between 1st May – 30th June 2020, the Company may not charge more than 10% of original premium rate (rate as approved by the Registrar).
2). Non-Life Insurance
Payment Grace Period Extension
- 1st Extension: Any health insurance or disaster insurance of the same with a grace period to pay the insurance premium falling between 27th February – 30th April 2020 shall be granted a 60-days extension from the first end date.
- 2nd Extension: Any health insurance or disaster insurance of the same with a grace period to pay the insurance premium falling between 1st May – 30th June 2020 shall be granted a 60-days extension from the first end date.
Payment by Installments
- 1st Condition: For fire insurance and miscellaneous insurance (as listed by the OIC), those who have entered into the insurance policy or have paid the insurance premium between 27th February – 30th April 2020, the Company may allow the insurance premium payment by installments.
- 2nd Condition: For fire insurance and miscellaneous insurance (as listed by the OIC), those who have entered into the insurance policy or have paid the insurance premium between 1st May – 30th June 2020, the Company may allow the insurance premium payment by installments.
Policy Coverage Expansion
- For travel insurance that became effective between 1st May – 30th June 2020, during which the Policyholder was unable to travel during the said period. The Company may change the effective date of the said policy, provided that the Policyholder has notified the Company before the effective date.
3). Automobile Insurance
- For automobile insurance (excluding travel agents or transportation operators) that became effective between 27th March – 30th June 2020, the Company may waive the payment on the insurance premium for the maximum of 180 days from the effective date.
4). Additional COVID-19 Coverage
- The Company shall not use COVID-19 related matters to deny any policies or responsibilities during the period of COVID-19 public health countermeasures.
- This additional coverage clause shall not apply to the Policyholder that (1) contracted COVID-19 during the 14-days waiting period from the insurance policy’s effective date or (2) contracted COVID-19 before making the insurance policy.
By:
Chart Chotiphol
Counsel/Business Development
Arbitration in Thailand
In this age of disruptive technologies where artificial intelligence is displacing many conventional human behaviors, including the manner in which international trade and other business transactions are conducted, the method of resolving commercial disputes must adapt to these changes. The traditional way of litigating commercial disputes in court may still remain the primary way of resolving them, but sooner or later the court will become forum non conveniens to try these disputes. With their flexibility to quickly adapt to changes, mediation and arbitration are gaining popularity in filling this void left by the court. It is more compelling to resolve disputes via mediation in which the parties reach mutual agreement even though they come away with less than what they expected. If mediation does not succeed, arbitration is the other alternative. A distinct advantage of arbitration over litigation is that the parties can appoint neutrals to settle their dispute. What is more, they have the flexibility of choosing the rules to govern their arbitration proceedings instead of submitting themselves to the rigid rules of court procedure.
Overview of Arbitration Law
The current law on arbitration is the Arbitration Act B.E. 2545 [A.D. 2002] (“AA”), which mostly follows the UNCITRAL Model Law on International Commercial Arbitration. Pursuant to the AA, the Thai courts will enforce foreign arbitral awards to the extent of Thailand’s commitment under international agreements.
Thailand became a member of the Convention on the Recognition and Enforcement of Foreign Arbitral Awards 1958 (the “New York Convention”) without any reservation. The New York Convention enables (through AA) foreign arbitral awards to be enforced in Thailand and for arbitral awards issued in Thailand to be enforced in 164 member states (as of June 2020), subjected to the reservations made by those states.
The ability to enforce arbitral awards issued in Thailand among the member states of the New York Convention provides a marked advantage of arbitration over litigation in Thailand. For the reason that a Thai court judgment is not enforceable as a matter of right outside Thailand, as there is no treaty or international agreement to enable it to be done. Therefore, it is up to the courts in the countries where the Thai court judgments are sought to be enforced, and whether to enforce them on the basis of reciprocity, comity or otherwise. For the same reason, it is not possible to enforce a foreign court judgment in Thailand. In practice, a foreign court judgment can be submitted as evidence of the claim which must be litigated de novo.
Unlike the old Arbitration Act of 1987, the AA does not make any distinction between domestic and international arbitration. Arbitrability under the old act was limited to civil disputes whereas the AA does not contain such limitation, but covers all disputes whether or not arising from contractual relations. Of significance, the AA also covers all disputes arising from contracts between the state and private parties. Unfortunately, the administrative branch of the government discourages the insertion of arbitration clauses in state contracts, requiring government agencies and state enterprises to request permission from the council of ministers before doing so. The reason behind this is because government agencies and state enterprises have lost many arbitration cases against private parties resulting in substantial awards against them.
Thailand has concluded investment treaties with many countries both on a bilateral and multilateral basis. Many of the treaties contain arbitration clauses whereby the private investors or host states can institute arbitration proceedings to resolve their disputes under the respective treaties.
Facilitating Regulations
In order to promote Thailand as the venue for international arbitration, visa and work permit laws have been relaxed to facilitate foreign arbitrators and those acting as party representatives in arbitration proceedings in Thailand. ‘Smart visas’ and special work permits are generally granted to foreign arbitrators to enable them to carry out their duties until the closure of the proceedings. Foreign lawyers who are normally prohibited from practicing in Thailand are permitted to receive special dispensation from the law to act as party representatives in the arbitration proceedings.
Local Arbitration Institutions
There are three main arbitration institutions in Thailand:
- The Office of the Arbitration Tribunal of The Board of Trade of Thailand;
- The Thai Arbitration Institute of the Office of the Judiciary (TAI), and;
- The Thai Arbitration Centre (THAC) under the auspices of the Ministry of Justice.
The Office of the Arbitration Tribunal of The Board of Trade of Thailand
By far the oldest institution, is the arbitration centre operated by The Board of Trade of Thailand (a federation of Thai and foreign chambers of commerce in Thailand), also where the office of the ICC Thailand is situated. The Board of Trade of Thailand has been administering the Thai Commercial Arbitration Rules since the ’60s. The centre is supported by the Board of Trade of Thailand and, detached from governmental agencies.
Thai Arbitration Institute (TAI)
Established in 1990, TAI is a successful attempt by the judiciary to promote alternative dispute resolution. It has the highest number of ongoing cases. Although the institute is a part of the Office of the Judiciary, which is administrative arm of the courts and is overseen by it. Neither the Office nor the courts interfere with the deliberations or decisions of the arbitrators. TAI is the main forum where disputes arising from contracts between state and private parties are arbitrated.
The Thai Arbitration Centre (THAC)
Not to be confused with TAI, The Thai Arbitration Centre or THAC was established by an act of parliament in 2007, but started operation in 2015. THAC has been in the forefront of promoting arbitration in general and in presenting itself as an international arbitration centre. It has modernised facilities and conveniently situated in a buzzling part of Bangkok, within minutes of famous hotels and shopping centres. Although THAC is partly funded by the Ministry of Justice, the latter does not interfere with the arbitration proceedings under the centre’s rules. THAC’s connection with the Ministry of Justice provides it with the unique opportunity to initiate changes in the laws and regulations to make Thailand a more friendly place for arbitration.
Other Arbitration Centres
Apart from the three main arbitration centres there are four more centres which administered their own arbitration rules relating to specific areas. These include the following.
(I). The Arbitration Centre of the Office of the Insurance Commissioner
The Centre administers its arbitration rules to resolve disputes between the insureds or beneficiaries and the insurance companies.
(II). The Arbitration Centre of the Office of the Securities Commission
The Centre administers its arbitration rules to resolve disputes between investors in the capital market and securities companies.
(III). Office for the Prevention and Resolution of Disputes regarding Intellectual Property, Department of Intellectual Property
As its name suggests, this centre is attached to the Department of Intellectual Property and administers its arbitration rules to resolve disputes regarding intellectual property matters (e.g. trademark, patent and copyright, etc.), as well as disputes arising from licensing and other agreements relating to intellectual property.
(IV). The Arbitration Centre of the Thai General Insurance Association
The Centre administers its arbitration rules to resolve disputes arising from among its members.
Final Thoughts
For a long time, arbitration has been promoted as an alternative mean of dispute resolution, its increasing popularity is mainly attributable to its flexible nature which enables it to keep pace with the rapidly changing business landscape. Thailand is a long -standing member of the New York Convention, thereby allowing foreign arbitral awards to be recognized and enforced within its territory. Conversely, awards made in Thailand can be enforced in 164 member states across the world, subject to the reservations made by those states. The Thai arbitration law follows the UNCITRAL Model Law in the most part, further strengthening Thailand as an international arbitration forum.
Further efforts have also been made to relax certain laws and regulations to facilitate the participation of foreign arbitrators and counsel to in Thai arbitration proceedings.
Presently, there are a number of arbitration institutions in Thailand which can cater to the needs of the parties seeking to resolve their disputes. Thailand has been a long-recognized venue for ICC and ad hoc arbitration under the UNCITRAL Rules. It is now asserting itself to become the hub of international arbitration.
View podcast of the article below.
Article written by: Prof. Jayavadh Bunnag, Managing Partner
Guideline for holding the AGM via a video conference
Due to the impracticality made by the Announcement of National Council for Peace and Order No. 74/2557 on Electronic Media Conference, B.E. 2557 (2014), which imposed restrictions including: (1) 1/3 of the quorum must be present in the same place and (2) participants/attendants must be in the Kingdom at the same time. These restrictions were found to be conflicting with the current social distancing guideline imposed by the Emergency Decree on Public Administration in Emergency Situation B.E. 2548 (2005) and Communicable Diseases Act B.E. 2558 (2015) along with the WHO’s health guideline. As a result, many businesses had no option but to postpone their annual general meeting (AGM) until the crisis is mitigated.
To resolve the impracticality, the Thai government made an additional announcement on the Emergency Decree on Electronic Media Conference, B.E. 2563 (2020) which came into effect on April 19, 2020. The new announcement effectively lifted the previously mentioned (1) and (2) restrictions. Under this new regulation, 1/3 of quorum is no longer required to be at the same venue nor within the Kingdom during the AGM. Hence, meeting via video conferencing will now be valid.
Nonetheless, corporate entities must comply with the regulations issued by the Ministry of Information and Communication Technology on Security Standards for Electronic Media Conference, B.E. 2557 (2014). This announcement encompasses various regulations including meeting’s technical requirements and security guideline.
Technical Requirements
- Participants/attendants must have both video and audio access to the conference.
- Participants/attendants must be able to tele-communicate at all times during the conference.
- There must be basic video conferencing equipment/function available, such as: microphones, video cameras, projectors or shared-screen function etc.
- There must be equipment/function to reduce interference during the video conference, such as: noise-filtering and video buffering.
- The meeting administrator has the ability to halt, pause or modify the video conference as appropriate.
Security Guideline
- There must be a sufficient identification, verification and authorization protocol for the participants/attendants.
- Record all audio and visual contents of the meeting (except confidential matters).
- Record all video traffic information of the meeting.
- The recorded media must be in non-editable format and stored in a secure server/medium.
- The recorded media must correctly display crucial information, such as: time, date, and IP address, etc.
- The meeting administrator has the ability to display all related documents via video conference.
For now, corporate entities wishing to hold an AGM may refer to the guideline issued by the Ministry of Digital Economy and Society. The full guide can be downloaded via this link (http://dmsic.moph.go.th/index/detail/8076). As long as the video conference follows the guideline, it will be a valid evidence under the laws.
แนวทางปฏิบัติสำหรับบริษัทจำกัดและบริษัทมหาชนจำกัดเกี่ยวกับการจัดประชุมสามัญประจำปี
เนื่องจากสถานการณ์ของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 หรือ โรคโควิด 19 ได้ทวีความรุนแรงและแพร่ระบาดอย่างรวดเร็ว ซึ่งรัฐบาลจำเป็นต้องใช้มาตรการเข้มงวดและเร่งด่วนเพื่อควบคุมมิให้โรคแพร่ระบาดออกไปในวงกว้าง นายกรัฐมนตรีโดยความเห็นชอบของคณะรัฐมนตรี จึงได้ประกาศสถานการณ์ฉุกเฉินในทุกเขตท้องที่ทั่วราชอาณาจักรโดยให้มีผลนับแต่วันที่ 26 มีนาคม 2562 เป็นต้นไป
ภายใต้ประกาศสถานการณ์ฉุกเฉินนี้ นายกรัฐมนตรีหรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายมีอำนาจออกข้อกำหนดตลอดจนมาตรการต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการป้องกันมิให้สถานการณ์ร้ายแรงมากขึ้น ซึ่งข้อกำหนดและมาตรการดังกล่าวอาจส่งผลกระทบโดยตรงต่อการประชุมสามัญประจำปีของบริษัท ไม่ว่าจะเป็น มาตรการห้ามชุมนุมในสถานที่แออัด ซึ่งผู้ใดฝ่าฝืนจะต้องรับโทษตามมาตรา 18 แห่งพระราชกำหนดการบริหารราชการในสถานการณ์ฉุกเฉิน พ.ศ. 2548 รวมถึงมาตรการปิดสถานที่ ที่เสี่ยงต่อการติดต่อโรค เช่นสถานที่ให้บริการห้องประชุมในท้องที่กรุงเทพมหานคร มาตรการพึงปฏิบัติสำหรับบุคคลบางประเภทที่มีความเสี่ยงต่อการติดต่อโรคให้อยู่ในเคหสถาน ซึ่งมาตราการเหล่านี้อาจส่งผลกระทบต่อผู้ที่จะมาเข้าร่วมประชุม ผู้ใดที่ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติอาจมีความผิดตามมาตรา 52 แห่งพระราชบัญญัติโรคติดต่อ พ.ศ. 2558 เป็นต้น
สำนักงานฯ ได้ตระหนักถึงปัญหาข้างต้น จึงจัดทำบทความนี้ขึ้นเพื่อให้บริษัทใช้เป็นแนวทางในการจัดประชุมสามัญประจำปีอย่างถูกต้องและชอบด้วยกฎหมาย โดยสรุปได้ดังต่อไปนี้
การเลื่อนการประชุมสามัญประจำปี:
ตามประกาศกรุงเทพมหานครฯ เรื่อง สั่งปิดสถานที่เป็นการชั่วคราว (ฉบับที่ 4) ลงวันที่ 27 มีนาคม 2563 ได้กำหนดให้สถานที่ให้บริการห้องประชุมหรือสถานที่อื่นใดที่มีลักษณะเดียวกันซึ่งตั้งอยู่ในเขตพื้นที่กรุงเทพมหานคร เป็นสถานที่เสี่ยงต่อการติดต่อโรค และมีคำสั่งให้ปิดสถานที่ดังกล่าวเป็นการชั่วคราว ดังนั้น บริษัทจึงได้รับผลกระทบในส่วนของสถานที่การจัดประชุมโดยเฉพาะบริษัทมหาชนจำกัด ที่ไม่สามารถจัดการประชุมสามัญประจำปีในเขตพื้นที่กรุงเทพมหานครได้ ประกอบกับเจตนารมณ์ของประกาศฉบับนี้ ที่ต้องการลดโอกาสการแพร่ระบาดของโรคในสถานที่ ที่มีความเสี่ยงสูงซึ่งรวมถึง สถานที่ให้บริการห้องประชุม ดังนี้บริษัทอาจจำเป็นต้องเลื่อนการประชุมออกไป
สำหรับการจัดประชุมในท้องที่อื่นนอกเหนือจากกรุงเทพมหานครนั้นแม้ว่าจะยังไม่มีประกาศ คำสั่งหรือระเบียบใด ๆ สั่งห้ามออกมาเป็นการเฉพาะ แต่เมื่อพิจารณาตามเจตนารมณ์ของภาครัฐที่เกี่ยวข้อง และเพื่อความปลอดภัยของผู้เข้าร่วมประชุมในระหว่างที่การแพร่ระบาด ณ ขณะนี้ยังคงลุกลามและจำนวนผู้ป่วยได้เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในจังหวัดต่าง ๆ ของประเทศไทย ดังนี้จึงเห็นว่าบริษัทควรพิจารณาเลื่อนการประชุมออกไปเช่นเดียวกัน
ในการนี้ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ ได้อนุญาตให้บริษัทที่ได้รับผลกระทบจากการแพร่ระบาดดังกล่าวจนเกิดเหตุขัดข้องและไม่สามารถจัดประชุมหรือจัดประชุมได้ล่าช้าเกินกว่าระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด สามารถยื่นหนังสือชี้แจงต่อนายทะเบียนกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายหลังจากที่ได้มีการจัดประชุมสามัญประจำปีไปแล้ว ทั้งนี้เป็นไปตามประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง มาตรการรองรับการแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 หรือโรคโควิด 19 ฉบับลงวันที่ 4 มีนาคม 2563
ประเด็นสำคัญที่บริษัทควรพิจารณาในกรณีเลื่อนการประชุมมีดังต่อไปนี้
- บริษัทสามารถเลื่อนการประชุมสามัญประจำปี ไปได้โดยไม่จำเป็นต้องแจ้งให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าทราบก่อน ทั้งนี้ การประชุมที่เลื่อนมาดังกล่าวยังคงต้องดำเนินการประชุมให้ถูกต้องครบถ้วนตามวิธีการที่กำหนดไว้ในข้อบังคับของบริษัทและตามที่กฎหมายกำหนด ซึ่งได้แก่ การพิจารณาระเบียบวาระการประชุมในเรื่องต่อไปนี้ ที่กฎหมายกำหนด
- การพิจารณารับรองรายงานการประชุมผู้ถือหุ้นครั้งก่อน
- การรายงานผลการดำเนินงานของบริษัทในปีที่ผ่านมา
- การพิจารณาเลือกตั้งกรรมการบริษัท และกำหนดค่าตอบแทนคณะกรรมการบริษัท
- การพิจารณางบการเงิน งบดุลและบัญชีกำไรขาดทุนที่ผู้สอบบัญชีตรวจสอบแล้ว
- การพิจารณาแต่งตั้งผู้สอบบัญชี และกำหนดจำนวนเงินค่าสอบบัญชี
- การพิจารณาจัดสรรกำไรและการจ่าย/งดจ่ายเงินปันผล
- เมื่อได้มีการจัดการประชุมแล้ว บริษัทยังคงมีหน้าที่ต้องนำส่งสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นของบริษัทตามที่กฎหมายได้กำหนดไว้ ซึ่งในสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด 19 ให้หมายถึงภายใน 14 วันนับจากวันประชุมที่เลื่อนมากรณีเป็นบริษัทจำกัด และภายใน 1เดือนนับจากวันประชุมที่เลื่อนมากรณีเป็นบริษัทมหาชนจำกัด
- บริษัทจะต้องนำส่งงบการเงินของบริษัท ตามที่กฏหมายได้กำหนดไว้ ซึ่งในสถานการณ์การแพร่ระบาดของCOVID-19 ให้หมายถึงภายใน 1 เดือน นับจากวันประชุมที่เลื่อนมา
- บริษัทมีหน้าที่นำส่งหนังสือชี้แจงการเลื่อนประชุม ซึ่งตัวอย่างสามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า หนังสือชี้แจงนี้สามารถยื่นให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้นับแต่วันที่ได้จัดประชุมสามัญประจำปีไปจนถึงวันที่นำส่งงบการเงินตามข้อ 3. โดยเลือกนำส่งผ่านได้ 3 ช่องทาง ได้แก่
- นำส่งผ่านทางเว็บไซต์กรม
- นำส่งด้วยตนเอง
- นำส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียน
- การประกาศจ่ายเงินปันผลประจำปี (ถ้ามี) อาจทำได้โดยอาศัยมติคณะกรรมการของบริษัทแทน โดยเปลี่ยนเป็นการประกาศจ่ายเงินปันผลระหว่างกาล และจะต้องจ่ายภายใน 1 เดือน นับจากวันที่คณะกรรมการของบริษัทมีมติ
- ในช่วงระหว่างที่ยังไม่มีการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้น คณะกรรมการที่ครบกำหนดพ้นจากตำแหน่งตามวาระ ยังคงต้องดำรงตำแหน่งอยู่ต่อไปจนกว่าจะมีการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นที่เลื่อนมา
- ในช่วงระหว่างที่ยังไม่มีการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้น บริษัทจำเป็นต้องใช้ผู้สอบบัญชีรายเดิมไปก่อนจนกว่าจะมีการพิจารณาแต่งตั้งผู้สอบบัญชีรายใหม่ และการกำหนดค่าตอบแทนผู้สอบบัญชีโดยที่ประชุมสามัญผู้ถือหุ้นที่เลื่อนมา
- สำหรับการยื่นสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นของบริษัทตามข้อ 2. การยื่นงบการเงินของบริษัทตามข้อ 3. และการยื่นสำเนารายงานประจำปีและสำเนารายงานการประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัทมหาชนจำกัด บริษัทจะต้องยื่นเอกสารดังกล่าวผ่านทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ (DBD e-Filing) เพียงช่องเดียวเท่านั้น ซึ่งเป็นไปตามประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง การยื่นงบการเงินและสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นทางอิเล็กทรอนิกส์ (DBD e-Filing) พ.ศ. 2563 ลงวันที่ 1 เมษายน 2563
สำหรับกรณีบริษัทจดทะเบียน ทางสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (ก.ล.ต.) และคณะกรรมการกำกับตลาดทุน (ก.ต.ท.) ก็ได้จัดทำมาตรการรองรับออกมาเช่นกัน โดยกำหนดรายละเอียดเพิ่มเติม โดยสรุปได้ดังนี้
- การแต่งตั้งผู้สอบบัญชี ตามข่าว ก.ล.ต. ฉบับที่ 65/2563 กรณีบริษัทจดทะเบียนมีความจำเป็นต้องเลื่อนการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปีออกไปเป็นเหตุให้ไม่สามารถแต่งตั้งผู้สอบบัญชีได้ ให้คณะกรรมการแต่งตั้งผู้สอบบัญชีที่ได้รับความเห็นชอบจาก ก.ล.ต. เข้าทำการสอบทานงบการเงินงวดไตรมาส 1 ปี 2563 ของบริษัทก่อนได้ และเมื่อบริษัทจดทะเบียนได้มีการจัดการประชุมสามัญประจำปีแล้วจึงนำเสนอผู้สอบบัญชีดังกล่าวให้ที่ประชุมอนุมัติเป็นการต่อไป
- การจัดส่งงบการเงิน ตามข่าว ก.ล.ต. ฉบับที่ 57/2563 ก.ต.ท. มีมติให้ผ่อนผันระยะเวลาการจัดส่งงบการเงินของบริษัทจดทะเบียนที่เข้าเกณฑ์ดังต่อไปนี้
- คณะกรรมการตรวจสอบของบริษัทจดทะเบียนพิจารณาแล้วเห็นว่า บริษัทจดทะเบียนได้รับผลกระทบตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น มีบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วมหรือมีทรัพย์สินที่ใช้ในการประกอบธุรกิจหลักอยู่ในประเทศที่ใช้มาตรการปิดประเทศ หรือมีเหตุการณ์ที่ส่งผลกระทบต่องบการเงินอย่างมีนัยสำคัญ เป็นต้น และ
- บริษัทจดทะเบียนได้เปิดเผยเรื่องดังกล่าวผ่านระบบสารสนเทศของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (SETLink) แล้ว
ทั้งนี้ ก.ล.ต. มีแนวทางพิจารณาขยายระยะเวลาการจัดส่งงบการเงินที่จะปิดงวดภายในเดือนพฤษภาคม 2563 ไม่เกิน 3 เดือนนับแต่วันครบกำหนดส่ง ส่วนกรณีงบการเงินประจำปีไม่เกิน 4 เดือน นับแต่วันสิ้นงวดปีบัญชี บริษัทจดทะเบียนที่มีลักษณะตามเกณฑ์ข้างต้นและประสงค์จะขอผ่อนผันการจัดส่งงบการเงินควรจัดทำหนังสือชี้แจงเหตุผลยื่นต่อ ก.ล.ต. เป็นการต่อไป
สำหรับบริษัทจดทะเบียนที่ประสงค์จะประกาศจ่ายเงินปันผลประจำปีแต่ไม่สามารถจัดประชุม
ผู้ถือหุ้นบริษัทสามารถเปลี่ยนจากการประกาศจ่ายเงินปันผลประจำปีเป็นประกาศจ่ายเงินปันผลระหว่างกาลซึ่งอาศัยเพียงมติที่ประชุมคณะกรรมการของบริษัท ยกเว้นกรณีของบริษัทจดทะเบียนที่ประสงค์ประกาศจ่ายเงินปันผลในรูปแบบของหุ้นปันผล บริษัทจดทะเบียนยังคงต้องปฏิบัติตามขั้นตอนที่กฎหมายกำหนดไว้ กล่าวคือ จะต้องมีการจัดการประชุมผู้ถือหุ้นเพื่อพิจารณาอนุมติให้บริษัทประกาศจ่ายเงินปันผลในรูปแบบของหุ้นปันผล กรณีนี้ไม่สามารถใช้มติของที่ประชุมคณะกรรมการเพื่อพิจารณาอนุมัติได้ ฉะนั้นเรื่องดังกล่าวอาจต้องรอเสนอต่อที่ประชุมสามัญผู้ถือหุ้นที่เลื่อนมา
นอกจากนี้ บริษัทจดทะเบียนควรประกาศแนวทาง นโยบาย หรือระเบียบของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับการประชุมผู้ถือหุ้นให้ผู้ถือหุ้นของบริษัทรับทราบอย่างสม่ำเสมอผ่านช่องทางออนไลน์ ตลอดจนเปิดเผยเรื่องดังกล่าวผ่านระบบสารสนเทศของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (SETLink) ด้วย
การจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (E-meeting หรือ VDO conference):
แม้ว่าตามกฎหมายบริษัทจะสามารถจัดการประชุมสามัญประจำปีผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ อย่างไรก็ตาม เมื่อพิจารณาเงื่อนไขสำคัญของการจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ คือผู้เข้าร่วมประชุมอย่างน้อยหนึ่งในสามขององค์ประชุมจะต้องอยู่ในที่ประชุมเดียวกัน ซึ่งเงื่อนไขดังกล่าวเมื่อปรับใช้กับกรณีของบริษัทจดทะเบียนที่มีผู้ถือหุ้นเป็นจำนวนมาก อาจถือได้ว่าเป็นการชุมนุมของประชาชนอันอาจเป็นการฝ่าฝืนต่อมาตรการป้องกันการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส COVID-19 ได้
ยิ่งไปกว่านั้น บริษัทใดที่มีความประสงค์ที่จะประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ จะต้องดำเนินการประชุมและจัดเตรียมกระบวนการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศ ตามวิธีการที่กำหนดไว้ในประกาศและคำชี้แจงของหน่วยงานรัฐ ดังต่อไปนี้
- ประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติฉบับที่ 74-2557 เรื่องการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
- ประกาศกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
- คําชี้แจงกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่องการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
เมื่อพิจารณาเงื่อนไขของประกาศต่าง ๆ ทั้ง 3 ข้อข้างต้น ในทางปฏิบัติ การประชุมผ่าน สื่ออิเล็กทรอนิกส์ยังอาจปฏิบัติไม่ได้ ประกอบกับในปัจจุบันยังไม่มีประกาศเพิ่มเติมจากกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม เกี่ยวกับแนวทางที่ชัดเจนของเงื่อนไขการจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าว โดยเฉพาะระบบควบคุมการประชุมที่ต้องมีองค์ประกอบพื้นฐานที่มีกระบวนการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศ ตามประกาศข้อ ข. ข้างต้น ในกรณีนี้ถือว่าเป็นเรื่องที่ต้องรอให้รัฐบาลออก พระราชกำหนดเพื่อให้คลอบคลุมการยกเว้น หรือผ่อนผันเงื่อนไขของการจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวต่อไปในอนาคต