แนวทางปฏิบัติสำหรับบริษัทจำกัดและบริษัทมหาชนจำกัดเกี่ยวกับการจัดประชุมสามัญประจำปี
เนื่องจากสถานการณ์ของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 หรือ โรคโควิด 19 ได้ทวีความรุนแรงและแพร่ระบาดอย่างรวดเร็ว ซึ่งรัฐบาลจำเป็นต้องใช้มาตรการเข้มงวดและเร่งด่วนเพื่อควบคุมมิให้โรคแพร่ระบาดออกไปในวงกว้าง นายกรัฐมนตรีโดยความเห็นชอบของคณะรัฐมนตรี จึงได้ประกาศสถานการณ์ฉุกเฉินในทุกเขตท้องที่ทั่วราชอาณาจักรโดยให้มีผลนับแต่วันที่ 26 มีนาคม 2562 เป็นต้นไป
ภายใต้ประกาศสถานการณ์ฉุกเฉินนี้ นายกรัฐมนตรีหรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายมีอำนาจออกข้อกำหนดตลอดจนมาตรการต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการป้องกันมิให้สถานการณ์ร้ายแรงมากขึ้น ซึ่งข้อกำหนดและมาตรการดังกล่าวอาจส่งผลกระทบโดยตรงต่อการประชุมสามัญประจำปีของบริษัท ไม่ว่าจะเป็น มาตรการห้ามชุมนุมในสถานที่แออัด ซึ่งผู้ใดฝ่าฝืนจะต้องรับโทษตามมาตรา 18 แห่งพระราชกำหนดการบริหารราชการในสถานการณ์ฉุกเฉิน พ.ศ. 2548 รวมถึงมาตรการปิดสถานที่ ที่เสี่ยงต่อการติดต่อโรค เช่นสถานที่ให้บริการห้องประชุมในท้องที่กรุงเทพมหานคร มาตรการพึงปฏิบัติสำหรับบุคคลบางประเภทที่มีความเสี่ยงต่อการติดต่อโรคให้อยู่ในเคหสถาน ซึ่งมาตราการเหล่านี้อาจส่งผลกระทบต่อผู้ที่จะมาเข้าร่วมประชุม ผู้ใดที่ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติอาจมีความผิดตามมาตรา 52 แห่งพระราชบัญญัติโรคติดต่อ พ.ศ. 2558 เป็นต้น
สำนักงานฯ ได้ตระหนักถึงปัญหาข้างต้น จึงจัดทำบทความนี้ขึ้นเพื่อให้บริษัทใช้เป็นแนวทางในการจัดประชุมสามัญประจำปีอย่างถูกต้องและชอบด้วยกฎหมาย โดยสรุปได้ดังต่อไปนี้
การเลื่อนการประชุมสามัญประจำปี:
ตามประกาศกรุงเทพมหานครฯ เรื่อง สั่งปิดสถานที่เป็นการชั่วคราว (ฉบับที่ 4) ลงวันที่ 27 มีนาคม 2563 ได้กำหนดให้สถานที่ให้บริการห้องประชุมหรือสถานที่อื่นใดที่มีลักษณะเดียวกันซึ่งตั้งอยู่ในเขตพื้นที่กรุงเทพมหานคร เป็นสถานที่เสี่ยงต่อการติดต่อโรค และมีคำสั่งให้ปิดสถานที่ดังกล่าวเป็นการชั่วคราว ดังนั้น บริษัทจึงได้รับผลกระทบในส่วนของสถานที่การจัดประชุมโดยเฉพาะบริษัทมหาชนจำกัด ที่ไม่สามารถจัดการประชุมสามัญประจำปีในเขตพื้นที่กรุงเทพมหานครได้ ประกอบกับเจตนารมณ์ของประกาศฉบับนี้ ที่ต้องการลดโอกาสการแพร่ระบาดของโรคในสถานที่ ที่มีความเสี่ยงสูงซึ่งรวมถึง สถานที่ให้บริการห้องประชุม ดังนี้บริษัทอาจจำเป็นต้องเลื่อนการประชุมออกไป
สำหรับการจัดประชุมในท้องที่อื่นนอกเหนือจากกรุงเทพมหานครนั้นแม้ว่าจะยังไม่มีประกาศ คำสั่งหรือระเบียบใด ๆ สั่งห้ามออกมาเป็นการเฉพาะ แต่เมื่อพิจารณาตามเจตนารมณ์ของภาครัฐที่เกี่ยวข้อง และเพื่อความปลอดภัยของผู้เข้าร่วมประชุมในระหว่างที่การแพร่ระบาด ณ ขณะนี้ยังคงลุกลามและจำนวนผู้ป่วยได้เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในจังหวัดต่าง ๆ ของประเทศไทย ดังนี้จึงเห็นว่าบริษัทควรพิจารณาเลื่อนการประชุมออกไปเช่นเดียวกัน
ในการนี้ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ ได้อนุญาตให้บริษัทที่ได้รับผลกระทบจากการแพร่ระบาดดังกล่าวจนเกิดเหตุขัดข้องและไม่สามารถจัดประชุมหรือจัดประชุมได้ล่าช้าเกินกว่าระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด สามารถยื่นหนังสือชี้แจงต่อนายทะเบียนกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายหลังจากที่ได้มีการจัดประชุมสามัญประจำปีไปแล้ว ทั้งนี้เป็นไปตามประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง มาตรการรองรับการแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 หรือโรคโควิด 19 ฉบับลงวันที่ 4 มีนาคม 2563
ประเด็นสำคัญที่บริษัทควรพิจารณาในกรณีเลื่อนการประชุมมีดังต่อไปนี้
- บริษัทสามารถเลื่อนการประชุมสามัญประจำปี ไปได้โดยไม่จำเป็นต้องแจ้งให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าทราบก่อน ทั้งนี้ การประชุมที่เลื่อนมาดังกล่าวยังคงต้องดำเนินการประชุมให้ถูกต้องครบถ้วนตามวิธีการที่กำหนดไว้ในข้อบังคับของบริษัทและตามที่กฎหมายกำหนด ซึ่งได้แก่ การพิจารณาระเบียบวาระการประชุมในเรื่องต่อไปนี้ ที่กฎหมายกำหนด
- การพิจารณารับรองรายงานการประชุมผู้ถือหุ้นครั้งก่อน
- การรายงานผลการดำเนินงานของบริษัทในปีที่ผ่านมา
- การพิจารณาเลือกตั้งกรรมการบริษัท และกำหนดค่าตอบแทนคณะกรรมการบริษัท
- การพิจารณางบการเงิน งบดุลและบัญชีกำไรขาดทุนที่ผู้สอบบัญชีตรวจสอบแล้ว
- การพิจารณาแต่งตั้งผู้สอบบัญชี และกำหนดจำนวนเงินค่าสอบบัญชี
- การพิจารณาจัดสรรกำไรและการจ่าย/งดจ่ายเงินปันผล
- เมื่อได้มีการจัดการประชุมแล้ว บริษัทยังคงมีหน้าที่ต้องนำส่งสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นของบริษัทตามที่กฎหมายได้กำหนดไว้ ซึ่งในสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด 19 ให้หมายถึงภายใน 14 วันนับจากวันประชุมที่เลื่อนมากรณีเป็นบริษัทจำกัด และภายใน 1เดือนนับจากวันประชุมที่เลื่อนมากรณีเป็นบริษัทมหาชนจำกัด
- บริษัทจะต้องนำส่งงบการเงินของบริษัท ตามที่กฏหมายได้กำหนดไว้ ซึ่งในสถานการณ์การแพร่ระบาดของCOVID-19 ให้หมายถึงภายใน 1 เดือน นับจากวันประชุมที่เลื่อนมา
- บริษัทมีหน้าที่นำส่งหนังสือชี้แจงการเลื่อนประชุม ซึ่งตัวอย่างสามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า หนังสือชี้แจงนี้สามารถยื่นให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้นับแต่วันที่ได้จัดประชุมสามัญประจำปีไปจนถึงวันที่นำส่งงบการเงินตามข้อ 3. โดยเลือกนำส่งผ่านได้ 3 ช่องทาง ได้แก่
- นำส่งผ่านทางเว็บไซต์กรม
- นำส่งด้วยตนเอง
- นำส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียน
- การประกาศจ่ายเงินปันผลประจำปี (ถ้ามี) อาจทำได้โดยอาศัยมติคณะกรรมการของบริษัทแทน โดยเปลี่ยนเป็นการประกาศจ่ายเงินปันผลระหว่างกาล และจะต้องจ่ายภายใน 1 เดือน นับจากวันที่คณะกรรมการของบริษัทมีมติ
- ในช่วงระหว่างที่ยังไม่มีการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้น คณะกรรมการที่ครบกำหนดพ้นจากตำแหน่งตามวาระ ยังคงต้องดำรงตำแหน่งอยู่ต่อไปจนกว่าจะมีการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นที่เลื่อนมา
- ในช่วงระหว่างที่ยังไม่มีการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้น บริษัทจำเป็นต้องใช้ผู้สอบบัญชีรายเดิมไปก่อนจนกว่าจะมีการพิจารณาแต่งตั้งผู้สอบบัญชีรายใหม่ และการกำหนดค่าตอบแทนผู้สอบบัญชีโดยที่ประชุมสามัญผู้ถือหุ้นที่เลื่อนมา
- สำหรับการยื่นสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นของบริษัทตามข้อ 2. การยื่นงบการเงินของบริษัทตามข้อ 3. และการยื่นสำเนารายงานประจำปีและสำเนารายงานการประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัทมหาชนจำกัด บริษัทจะต้องยื่นเอกสารดังกล่าวผ่านทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ (DBD e-Filing) เพียงช่องเดียวเท่านั้น ซึ่งเป็นไปตามประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง การยื่นงบการเงินและสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นทางอิเล็กทรอนิกส์ (DBD e-Filing) พ.ศ. 2563 ลงวันที่ 1 เมษายน 2563
สำหรับกรณีบริษัทจดทะเบียน ทางสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (ก.ล.ต.) และคณะกรรมการกำกับตลาดทุน (ก.ต.ท.) ก็ได้จัดทำมาตรการรองรับออกมาเช่นกัน โดยกำหนดรายละเอียดเพิ่มเติม โดยสรุปได้ดังนี้
- การแต่งตั้งผู้สอบบัญชี ตามข่าว ก.ล.ต. ฉบับที่ 65/2563 กรณีบริษัทจดทะเบียนมีความจำเป็นต้องเลื่อนการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปีออกไปเป็นเหตุให้ไม่สามารถแต่งตั้งผู้สอบบัญชีได้ ให้คณะกรรมการแต่งตั้งผู้สอบบัญชีที่ได้รับความเห็นชอบจาก ก.ล.ต. เข้าทำการสอบทานงบการเงินงวดไตรมาส 1 ปี 2563 ของบริษัทก่อนได้ และเมื่อบริษัทจดทะเบียนได้มีการจัดการประชุมสามัญประจำปีแล้วจึงนำเสนอผู้สอบบัญชีดังกล่าวให้ที่ประชุมอนุมัติเป็นการต่อไป
- การจัดส่งงบการเงิน ตามข่าว ก.ล.ต. ฉบับที่ 57/2563 ก.ต.ท. มีมติให้ผ่อนผันระยะเวลาการจัดส่งงบการเงินของบริษัทจดทะเบียนที่เข้าเกณฑ์ดังต่อไปนี้
- คณะกรรมการตรวจสอบของบริษัทจดทะเบียนพิจารณาแล้วเห็นว่า บริษัทจดทะเบียนได้รับผลกระทบตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น มีบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วมหรือมีทรัพย์สินที่ใช้ในการประกอบธุรกิจหลักอยู่ในประเทศที่ใช้มาตรการปิดประเทศ หรือมีเหตุการณ์ที่ส่งผลกระทบต่องบการเงินอย่างมีนัยสำคัญ เป็นต้น และ
- บริษัทจดทะเบียนได้เปิดเผยเรื่องดังกล่าวผ่านระบบสารสนเทศของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (SETLink) แล้ว
ทั้งนี้ ก.ล.ต. มีแนวทางพิจารณาขยายระยะเวลาการจัดส่งงบการเงินที่จะปิดงวดภายในเดือนพฤษภาคม 2563 ไม่เกิน 3 เดือนนับแต่วันครบกำหนดส่ง ส่วนกรณีงบการเงินประจำปีไม่เกิน 4 เดือน นับแต่วันสิ้นงวดปีบัญชี บริษัทจดทะเบียนที่มีลักษณะตามเกณฑ์ข้างต้นและประสงค์จะขอผ่อนผันการจัดส่งงบการเงินควรจัดทำหนังสือชี้แจงเหตุผลยื่นต่อ ก.ล.ต. เป็นการต่อไป
สำหรับบริษัทจดทะเบียนที่ประสงค์จะประกาศจ่ายเงินปันผลประจำปีแต่ไม่สามารถจัดประชุม
ผู้ถือหุ้นบริษัทสามารถเปลี่ยนจากการประกาศจ่ายเงินปันผลประจำปีเป็นประกาศจ่ายเงินปันผลระหว่างกาลซึ่งอาศัยเพียงมติที่ประชุมคณะกรรมการของบริษัท ยกเว้นกรณีของบริษัทจดทะเบียนที่ประสงค์ประกาศจ่ายเงินปันผลในรูปแบบของหุ้นปันผล บริษัทจดทะเบียนยังคงต้องปฏิบัติตามขั้นตอนที่กฎหมายกำหนดไว้ กล่าวคือ จะต้องมีการจัดการประชุมผู้ถือหุ้นเพื่อพิจารณาอนุมติให้บริษัทประกาศจ่ายเงินปันผลในรูปแบบของหุ้นปันผล กรณีนี้ไม่สามารถใช้มติของที่ประชุมคณะกรรมการเพื่อพิจารณาอนุมัติได้ ฉะนั้นเรื่องดังกล่าวอาจต้องรอเสนอต่อที่ประชุมสามัญผู้ถือหุ้นที่เลื่อนมา
นอกจากนี้ บริษัทจดทะเบียนควรประกาศแนวทาง นโยบาย หรือระเบียบของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับการประชุมผู้ถือหุ้นให้ผู้ถือหุ้นของบริษัทรับทราบอย่างสม่ำเสมอผ่านช่องทางออนไลน์ ตลอดจนเปิดเผยเรื่องดังกล่าวผ่านระบบสารสนเทศของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (SETLink) ด้วย
การจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (E-meeting หรือ VDO conference):
แม้ว่าตามกฎหมายบริษัทจะสามารถจัดการประชุมสามัญประจำปีผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ อย่างไรก็ตาม เมื่อพิจารณาเงื่อนไขสำคัญของการจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ คือผู้เข้าร่วมประชุมอย่างน้อยหนึ่งในสามขององค์ประชุมจะต้องอยู่ในที่ประชุมเดียวกัน ซึ่งเงื่อนไขดังกล่าวเมื่อปรับใช้กับกรณีของบริษัทจดทะเบียนที่มีผู้ถือหุ้นเป็นจำนวนมาก อาจถือได้ว่าเป็นการชุมนุมของประชาชนอันอาจเป็นการฝ่าฝืนต่อมาตรการป้องกันการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส COVID-19 ได้
ยิ่งไปกว่านั้น บริษัทใดที่มีความประสงค์ที่จะประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ จะต้องดำเนินการประชุมและจัดเตรียมกระบวนการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศ ตามวิธีการที่กำหนดไว้ในประกาศและคำชี้แจงของหน่วยงานรัฐ ดังต่อไปนี้
- ประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติฉบับที่ 74-2557 เรื่องการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
- ประกาศกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
- คําชี้แจงกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่องการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
เมื่อพิจารณาเงื่อนไขของประกาศต่าง ๆ ทั้ง 3 ข้อข้างต้น ในทางปฏิบัติ การประชุมผ่าน สื่ออิเล็กทรอนิกส์ยังอาจปฏิบัติไม่ได้ ประกอบกับในปัจจุบันยังไม่มีประกาศเพิ่มเติมจากกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม เกี่ยวกับแนวทางที่ชัดเจนของเงื่อนไขการจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าว โดยเฉพาะระบบควบคุมการประชุมที่ต้องมีองค์ประกอบพื้นฐานที่มีกระบวนการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศ ตามประกาศข้อ ข. ข้างต้น ในกรณีนี้ถือว่าเป็นเรื่องที่ต้องรอให้รัฐบาลออก พระราชกำหนดเพื่อให้คลอบคลุมการยกเว้น หรือผ่อนผันเงื่อนไขของการจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวต่อไปในอนาคต
