มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

News & Articles , ,

สืบเนื่องจากการที่พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ซึ่งถูกประกาศใช้ตั้งแต่วันที่ 19 เมษายน 2563 เป็นต้นมา ได้กำหนดให้การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมกำหนด

ด้วยเหตุนี้ กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมจึงได้ออกประกาศเรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 โดยให้มีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 27 พฤษภาคม 2563 เป็นต้นไป สาระสำคัญของประกาศดังกล่าวสามารถสรุปได้ดังนี้

ในการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ผู้มีหน้าที่จัดการประชุมต้องจัดให้มีกระบวนการดังต่อไปนี้เป็นอย่างน้อย

  • การแสดงตนของผู้ร่วมประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ก่อนการประชุมจะต้องมีความมั่นคงและรัดกุมตามความเหมาะสมกับการประชุม
  • การสื่อสารหรือมีปฏิสัมพันธ์กันได้ด้วยเสียง หรือทั้งเสียงและภาพ จะต้องเชื่อมโยงผู้ร่วมประชุมที่มิได้อยู่ในสถานที่เดียวกันให้สามารถประชุมปรึกษาหารือและแสดงความคิดเห็นระหว่างกันได้ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ในเวลาเดียวกัน
  • ผู้มีหน้าที่จัดการประชุมต้องจัดส่งเอกสารประกอบการประชุมของผู้ร่วมประชุมให้ให้แก่ผู้ร่วมประชุมก่อนหรือในระหว่างประชุม
  • การลงคะแนนของผู้ร่วมประชุมต้องเป็นไปตามวิธีการที่กำหนดในประกาศนี้
  • การจัดเก็บข้อมูลหรือหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งรวมถึงการบันทึกเสียง หรือทั้งเสียงและภาพของผู้ร่วมประชุมทุกคนตลอดระยะเวลาที่มีการประชุม (เว้นแต่เป็นการประชุมลับ) จะต้องถูกบันทึกในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และเก็บรักษาด้วยวิธีการที่มีความมั่นคงปลอดภัยและด้วยวิธีการที่เชื่อถือได้
  • การจัดเก็บข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ร่วมประชุมทุกคนไว้เป็นหลักฐานจะต้องเป็นไปตามวิธีการที่ประกาศฉบับนี้กำหนด
  • การแจ้งเหตุขัดข้องในระหว่างการประชุม ให้ผู้มีหน้าที่จัดการประชุมจัดเตรียมช่องทางการแจ้งเหตุขัดข้อง เพื่อรองรับการแก้ไขเหตุขัดข้องที่เกิดขึ้นในระหว่างการประชุม

นอกจากกระบวนการข้างต้นแล้ว การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์จะต้องมีมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศในเรื่องดังนี้เป็นอย่างน้อย

  • การรักษาความลับ (confidentiality)
  • การรักษาความครบถ้วน (integrity)
  • การรักษาสภาพพร้อมใช้งาน (availability)
  • การรักษาความเป็นส่วนตัวและการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
  • คุณสมบัติอื่น ๆ ได้แก่ ความถูกต้องแท้จริง (authenticity) ความรับผิด (accountability) การห้ามปฏิเสธความรับผิด (non-repudiation) และความน่าเชื่อถือ (reliability) ของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้องหรือเกิดจากการประชุม

ในกรณีที่เป็นการประชุมในเรื่องลับ ประกาศฉบับนี้ยังได้กำหนดมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยเพิ่มเติมเพื่อป้องกันมิให้บุคคลที่ไม่มีสิทธิร่วมประชุมรู้หรือล่วงรู้ถึงข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมอีกด้วย

นอกจากมาตรการที่สรุปไว้ข้างต้น ประกาศฉบับนี้ยังได้ให้อำนาจสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ในการกำหนดมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศของระบบควบคุมการประชุมเพิ่มเติมได้หากเห็นสมควร อีกทั้งยังให้อำนาจหน่วยงานดังกล่าวเข้าตรวจประเมินและรับรองระบบควบคุมการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ให้เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดในประกาศนี้ ดังนั้น นิติบุคคลที่ประสงค์จะจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์จึงควรติดตามประกาศจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดเพื่อให้สามารถจัดเตรียมการประชุมได้ถูกต้องครบถ้วนตามวิธีการและมาตรฐานที่กฎหมายกำหนด

 

ดาวโหลดฉบับ PDFDownload

 

 

Announcement for holding the AGM via a video conference

Announcement for holding the AGM via a video conference

News & Articles , ,

Due to the previous impracticality of the Announcement of the National Council for Peace and Order No. 74/2557 on Electronic Media Conference, B.E. 2557 (2014), which stated the following restrictions:

  1. 1/3 of the quorum must be presence in the same place, which was found to be conflicting with the current social distancing guideline imposed by the Emergency Decree on Public Administration in Emergency Situation B.E. 2548 (2005) and Communicable Diseases Act B.E. 2558 (2015) along with the WHO’s health guideline; and
  2. The previous requirement that all participants/attendees must be in the Kingdom at the same time.

The above restrictions were found to be impractical and leaving many businesses to postpone their annual general meeting (AGM) indefinitely.

To resolve this issue, the Thai government had made an additional announcement on the Emergency Decree on Electronic Media Conference, B.E. 2563 (2020) which came to effect on April 19, 2020. The new announcement effectively lifted the previously mentioned (1) and (2) restrictions. Under this new regulation, 1/3 of quorum no longer needs to be in the same venue nor within the Kingdom during the AGM. Hence, connection via video conferencing without having to meet the required quorum will now be considered valid.

Nonetheless, corporate entities must comply with the Announcement of the Ministry of Information and Communication Technology on Security Standards for Electronic Media Conference, B.E. 2557 (2014), in regard to the security standards for electronic media conference such as:

  • There must be a sufficient identification, verification and authorization protocol for the participants/attendees;
  • Record all audio and visual content of the meeting (except confidential matters);
  • Record all video traffic information of the meeting.

For now, corporate entities wishing to hold the AGM via video conference may refer to the guideline issued by the Ministry of Digital Economy and Society, which can be downloaded via this link (http://dmsic.moph.go.th/index/detail/8076).

Download full article (PDF) hereDownload

Guideline for holding the AGM via a video conference

Guideline for holding the AGM via a video conference

News & Articles , , ,

Due to the impracticality made by the Announcement of National Council for Peace and Order No. 74/2557 on Electronic Media Conference, B.E. 2557 (2014), which imposed restrictions including: (1) 1/3 of the quorum must be present in the same place and (2) participants/attendants must be in the Kingdom at the same time. These restrictions were found to be conflicting with the current social distancing guideline imposed by the Emergency Decree on Public Administration in Emergency Situation B.E. 2548 (2005) and Communicable Diseases Act B.E. 2558 (2015) along with the WHO’s health guideline. As a result, many businesses had no option but to postpone their annual general meeting (AGM) until the crisis is mitigated.

To resolve the impracticality, the Thai government made an additional announcement on the Emergency Decree on Electronic Media Conference, B.E. 2563 (2020) which came into effect on April 19, 2020. The new announcement effectively lifted the previously mentioned (1) and (2) restrictions. Under this new regulation, 1/3 of quorum is no longer required to be at the same venue nor within the Kingdom during the AGM. Hence, meeting via video conferencing will now be valid.

Nonetheless, corporate entities must comply with the regulations issued by the Ministry of Information and Communication Technology on Security Standards for Electronic Media Conference, B.E. 2557 (2014). This announcement encompasses various regulations including meeting’s technical requirements and security guideline.  

Technical Requirements

  • Participants/attendants must have both video and audio access to the conference.
  • Participants/attendants must be able to tele-communicate at all times during the conference.
  • There must be basic video conferencing equipment/function available, such as: microphones, video cameras, projectors or shared-screen function etc.
  • There must be equipment/function to reduce interference during the video conference, such as: noise-filtering and video buffering.
  • The meeting administrator has the ability to halt, pause or modify the video conference as appropriate.

Security Guideline

  • There must be a sufficient identification, verification and authorization protocol for the participants/attendants.
  • Record all audio and visual contents of the meeting (except confidential matters).
  • Record all video traffic information of the meeting.
  • The recorded media must be in non-editable format and stored in a secure server/medium.
  • The recorded media must correctly display crucial information, such as: time, date, and IP address, etc.
  • The meeting administrator has the ability to display all related documents via video conference.

For now, corporate entities  wishing to hold an AGM may refer to the guideline issued by the Ministry of Digital Economy and Society. The full guide can be downloaded via this link (http://dmsic.moph.go.th/index/detail/8076). As long as the video conference follows the guideline, it will be a valid evidence under the laws.

Download full article (PDF) hereDownload